Digitalisation des formations : Comment mettre en place un système efficient ?

Comme vous le savez, maintenant, Qualiopi est une démarche d’amélioration continue, basée sur l’application systématique des process de gestion de la formation que vous aurez mis en place dans votre activité de formation. La certification Qualiopi est indispensable à tout organisme de formation qui souhaite pouvoir mobiliser des fonds publics ou mutualisés. Elle est basée sur un référentiel national, appelé Guide de Lecture composé de 7 critères et 32 indicateurs (généraux et spécifiques).
La plupart des logiciels du marché ont pris en compte les exigence Qualiopi dans leur développement et vous permettent ainsi de tracer les process et conserver les preuves sur leur plateforme.
Digitaliser vos formations, dans un outil informatique vous permet :
1- De suivre vos process systématiquement
2- D’être organisé et de ne rien oublier
3- D’automatiser dans certain cas
4- De tout centraliser dans un seul et même outil ou de connecter des outils entre eux

Faire un choix efficient

Il y pléthore d’outils plus ou moins aboutis existant sur le marché, à des prix plus ou moins concurrentiel.
Vous n’aurez pas les mêmes besoins selon que vous êtes formateur indépendant ou organisme de formation avec une équipe pédagogique
La méthode que je préconise pour choisir :
1 Définir votre besoin : nombre de formateurs, d’apprenants, CRM, facturation, signature électronique, e-learning, extranet
2 Définir votre budget : quel pourcentage de votre CA formation pouvez-vous investir ?
3 Evaluer les ressources en ligne auxquelles vous aurez accès (didacticiels, tutoriels)
4 Rechercher des avis et retours d’expériences : benchmark sur internet
5 Vérifier l’accès au support (hotline – SAV) : questionner les éditeurs
6 Sélectionner 2 ou 3 logiciels et les tester en mode gratuit

Créer le parcours de référence

• Pour digitaliser une formation, il convient tout d’abord d’en définir le format :
  100 % e-learning (asynchrone) avec appui technique, référent pédagogique et/ou tutorat
  Hybride : combinaison de classes virtuelles et modules en autonomie (synchrone + asynchrone) ou combinaison de présentiel et e-learning
• Préparer les modules e-learning : de quoi seront-ils constitués ?
  Audio, vidéo, diaporamas, textes…
• Définir le parcours de formation : sur combien de temps, quelle intensité, rythme recommandé, objectif à atteindre

Organiser et centraliser les documents

Vous pouvez également déposer toutes les ressources et supports de formation à destination des apprenants dans l’Extranet accessible directement depuis la plateforme de formation ou grâce à un lien personnel que vous aurez communiqué au bénéficiaire en amont ou au début de la formation.

Vous pourrez mettre à disposition divers documents :

• Les supports d’animation,
• Les livrets apprenants pour la prise de notes,
• Les documents administratifs de formation
• Des bibliographie

Et autres….

S’organiser et gérer l’activité

Selon la plateforme et les options que vous choisirez, vous serez en mesure de

• Mettre à disposition des documents administratifs ;
• Envoyer de l’invitation et des documents d’information ;
• Suivre les progressions, connexions et émargements : preuves de réalisation ;
• Suivre et enregistrer des travaux ;
• Evaluer l’atteinte des objectifs de la formation ;
• Recueillir les appréciations des bénéficiaires et formateurs
• Facturer vos prestations ;
• Editer et envoyer les documents de fin de formation.

• Je fais des formations individuelles et je souhaite m’adapter au plus près des besoins de mes clients.
• J’ai défini un format hybride : distanciel synchrone et asynchrone, avec un mode tutorat.
• Je développe la formation sur 1 mois avec 3 classes virtuelles et en option une séance de suivi.
• J’ai déjà un outil de facturation fourni par mon expert-comptable ;
• Je n’ai pas suffisamment de volume pour avoir besoin d’un CRM, ni d’un outil qui me permette de déclarer mon BPF en un clic.
• J’ai besoin d’un suivi administratif afin de faciliter la traçabilité et les preuves.
• J’ai également besoin d’un hébergement de type Extranet, afin de mettre à disposition des ressources et de récupérer les productions des apprenants.

Après avoir testé plusieurs outils, mon choix s’est arrêté sur 3 outils complémentaires édités par la même entreprise.

ParcOOroo, outil gratuit et très intuitif me permet de développer un parcours de formation, de l’adapter et de le modifier très facilement à chaque session de formation. Il est compatible avec de nombreux autres outils que vous pouvez intégrer très simplement.

Procertif permet de gérer le suivi administratif de la formation, les émargements et les évaluations.

C’est un « Microcredential », il permet de délivrer des attestation, label ou certifications. Je ne rentrerai pas dans le détail, si vous souhaitez en savoir plus, n’hésitez pas à me contacter.

Training Storage est un extranet, qui me permet également de récupérer les productions des apprenants et d’héberger des ressources

Ces outils sont parfaits pour une petite structure qui n’a pas un gros volume de formation et souhaite développer le sur mesure : simples à utiliser, intuitifs et abordables financièrement.

Des tutoriels sont mis à disposition et la hotline est accessible.

Digitaliser mes formations a eu des avantages certains :

• Limiter mes déplacements au maximum,
• Gagner en disponibilité
• Dégager du temps pour travailler sur de nouveaux projets et parcours de formation, systématiser et tracer les process administratifs
• Assurer ma démarche d’amélioration continue.

Mes clients n’ont rien perdu en termes de qualité ni de relationnel, bien au contraire car je suis plus disponible avant, pendant et après la période de formation, pour les renseigner et les accompagner.