TeMa Consult,
Carole consultante en organisation
et gestion d’organisme de formation
Au début de mon activité j’effectuais des prestations d’assistance de direction externalisée : l’organisation ça me connait ! De plus j’ai une forte appétence pour l’informatique ce qui m’a conduite à la digitalisation l’organisation et de la gestion administrative dans le but affiché d’arriver au zéro papier.
De quelle digitalisation parle-t-on ?
Digitalisation de l’activité ou digitalisation des formations ?
Précisions :
La digitalisation de l’activité c’est le suivi administratif avec la création et la gestion des inscriptions, l’envoie des conventions, des convocations, émargements, édition des attestations de fin de formation ou certificats de réalisation et des questionnaires de satisfaction à chaud et à froid ;
La digitalisation des formations, c’est la possibilité de faire du distanciel synchrone et asynchrone grâce à une plateforme en ligne : classe virtuelle, suivi de modules en autonomie, évaluation en ligne (type quiz), suivi de la progression des apprenants, mise à disposition des ressources et supports de formation (Extranet)
Aujourd’hui je vous parlerai de la digitalisation de l’activité de formation. La digitalisation des formations fera l’objet d’un autre article.
La digitalisation de l’activité
C’est le suivi administratif avec la création et la gestion des inscriptions, l’envoi des conventions, des convocations, émargements, édition des attestations de fin de formation ou certificat de réalisation et des questionnaires de satisfaction à chaud et à froid ;
La digitalisation des formations
C’est la possibilité de faire du distanciel synchrone et asynchrone grâce à une plateforme en ligne : classe virtuelle, suivi de modules en autonomie, évaluation en ligne (type quiz), suivi de la progression des apprenants, mise à disposition des ressources et supports de formation (Extranet)
Aujourd’hui je vous parlerai de la digitalisation de l’activité de formation. La digitalisation des formations fera l’objet d’un autre article.
La digitalisation des process
Comme vous le savez, maintenant, Qualiopi est une démarche d’amélioration continue, basée sur l’application systématique des process de gestion de la formation que vous aurez mis en place dans votre activité de formation. La certification Qualiopi est indispensable à tout organisme de formation qui souhaite pouvoir mobiliser des fonds publics ou mutualisés. Elle est basée sur un référentiel national, appelé Guide de Lecture composé de 7 critères et 32 indicateurs (généraux et spécifiques).
Quels sont les avantages de la digitalisation de ces process ?
Digitaliser vos process dans un outil informatique vous permet :
1- De suivre les process dans l’ordre
2- D’être organisé
3- De travailler en équipe : les documents sont communs et tout se trouve au même endroit
4- De ne louper aucune étape administrative
Premier pas : les outils gratuits
Avantage de la digitalisation de l’activité de formation #1
S’organiser et réduire le volume de papier
Utiliser les outils informatiques pour s’organiser et dématérialiser la paperasse est un progrès certain et la première étape de digitalisation de l’organisme de formation. Il est relativement simple de digitaliser de manière totalement gratuite un certain nombre de process et documents :
– L’analyse du besoin
– Le positionnement en amont de la formation
– Les émargements
– La remise des exercices et/ou documents
– Les évaluations de l’atteinte des objectifs
– Les questionnaires de satisfaction à chaud et à froid
Toutes ces étapes peuvent être réalisées à partir de formulaires de type Google Form. Ils permettent une mise en page propre et professionnelle et un recueil des données dans des tableaux Excel horodatés, avec une compilation des réponses dans un rapport illustrés d’histogrammes.
Digitalisation des process et documents
Avantage de la digitalisation de l’activité de formation #2
S’organiser et ne rien oublier
Afin de ne pas oublier d’étape dans vos process administratifs, vous pouvez mettre un place un agenda Google spécifique que vous nommerez « Process Formation » et dans lequel vous entrerez chaque étape administrative de la formation avec une notification de rappel :
– Envoi de la convention ;
– Envoi de l’invitation et des documents d’information ;
– Emargement : à chaque jour de formation ou classe virtuelle ;
– Demande de retour des exercices ;
– Evaluation pédagogique ;
– Envoi du questionnaire de satisfaction à chaud ;
– Relance questionnaire de satisfaction à chaud ;
– Envoi du questionnaire de satisfaction à froid ;
– Relance questionnaire de satisfaction à froid ;
– Facturation ;
– Envoi des documents de fin de formation.
Drive : héberger et partager les ressources
Avantage de la digitalisation de l’activité de formation #3
Organiser et centraliser
Vous pouvez également déposer toutes les ressources et supports de formation à destination des apprenants dans un Drive dont vous partagerez le lien d’accès dans l’invitation à la formation. Pour cela il convient de créer un dossier par formation et des sous-dossiers par type de ressources ou par module.
Vous pourrez classer toutes sortes de documents :
– Les supports d’animation,
– Les livrets apprenants pour la prise de notes,
– Les vidéos,
– Les podcasts
– Les diaporamas,
Quelques outils complémentaires
Avantage de la digitalisation de l’activité de formation #4
Compléter sa boite à outils
1- Google Classroom vous permettra de centraliser les ressources et les échanges avec vos apprenants en un même lieu. L’outil vous permet d’inscrire les apprenants, ainsi vous pourrez communiquer avec eux, leur donner du travail, partager des ressources et des notes.
2- Google Meet : pour réaliser vos classes virtuelles
3- Google Keep : un tableau de Post-it pour ne rien oublier, il vous permet d’utiliser des codes couleur, de classer vos notes par thématiques, de mettre en place des rappels, de partager avec un collaborateur…
4- Les outils bureautiques indispensables : – Doc traitement de texte – Sheet feuille de calcul – Slides diaporama – Forms formulaires en ligne
Que pensez vous de la digitalisation ?
Cet article avait pour objectif de démontrer qu’il est assez simple de digitaliser ses pratiques.
J’ai pris le parti de vous parler des outils Google car ils sont gratuits et simples d’utilisation, toutefois il existe de nombreuses alternatives dont le fameux Microsoft 365, qui lui, est payant.
Si vous devez vous lancer, afin de mesurer les avantages de la digitalisation de l’activité de formation, c’est à mon avis un bon point de départ.
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