TeMa Consult,
Les étapes de la certification

La certification Qualiopi est un audit de process contrairement au DATADOCK qui relevait du règlementaire. Le référentiel national qualité Qualiopi exige des preuves de la mise en place et de l’application de vos process de gestion des formations. Sans la définition et l’application de ces process, vous ne pourrez pas présenter votre audit de certification. Nous avons décidé de vous présenter rapidement les étapes clés.

Les documents encadrant vos prestations de formation professionnelle. Vérifiez si votre organisme est en règle.

Programme de formation
Il doit obligatoirement comporter de nombreuses mentions dont votre numéro de déclaration d’activité avec la mention « Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’État. « La déclaration d’activité doit se faire auprès de la DIRECCTE de votre région, elle s’appuie sur un premier dossier de formation constitué d’une convention et d’un programme détaillé ainsi que d’un certain nombre de pièces administratives ; c’est aussi l’occasion de choisir de se faire exonérer de TVA ou pas.

  • Convention de formation et le contrat de formation : vous trouverez des modèles de contrat et de convention de formation sur le site DIRECCTE www.direccte.gouv.fr/
  • Le règlement intérieur : document obligatoire que vous devez avoir rédigé au plus tard 3 mois suivant la date de création de votre établissement
  • La convention de formation
  • La feuille d’émargement
  • L’attestation de présence
  • L’attestation de fin de formation
  • L’évaluation des acquis
  • L’évaluation de satisfaction

Choisir votre organisme certificateur

En France, il existe 27 organismes certificateurs qui ont été accrédités par le ministère du Travail à délivrer la certification Qualiopi sur la base du référentiel national de certification qualité. Ils vont s’appuyer sur un document officiel qui comprend 7 critères et 32 indicateurs. Vous pouvez sélectionner l’organisme de votre choix.

Préparer votre audit de certification / optez pour le Pré-audit

Nous vous invitons à faire un pré-audit avec votre organisme certificateur ou l’organisme qui vous forme et vous accompagne dans votre démarche, afin de vous mettre en situation réelle et de passer en revue l’ensemble des critères et d’anticiper les non-conformités avant votre audit officiel. Un audit, peut durer selon la taille de votre entreprise une journée ou plus, une demi-journée si vous êtes déjà porteur d’une certification listée par le Cnefop. C’est un exercice qui demande d’être bien préparé et d’avoir avec vous l’ensemble des preuves de vos actions de formation et process.

Les résultats de votre audit

Votre audit passé, vous recevrez un rapport avec la liste des non-conformités s’il y en a eu.
Deux types de non-conformités

  • les non-conformités mineures elles n’interdisent pas votre certification
  • les non-conformités majeures elles ne vous permettent pas d’être certifié.

Face à une ou plusieurs non-conformités, vous devrez apporter des solutions pour réduire les écarts, en mettant en place un plan d’action pour les non-conformités mineures et/ou en apportant de nouveaux éléments de preuve permettant de lever les non-conformités majeures. Si vous êtes accompagné dans votre démarche, votre formateur vous aidera à trouver des solutions afin de traiter celles-ci.

Les + de TeMa Consult

Comme vous pouvez le constater, le processus de certification est long, complexe et demande de revoir certains de vos process en interne. Pour mettre toutes les chances de votre côté nous vous invitons à vous faire accompagner à travers les différentes étapes afin d’obtenir avec succès votre certification Qualiopi.
Chez TeMa Consult nous avons mis en place plusieurs programmes afin d’être à vos côtés afin de vivre plus sereinement cette certification. N’hésitez pas à nous contacter.

Soyez malin, pensez au CPF et budget de formation

Pour la création de votre organisme de formation, n’hésitez pas à vous faire accompagner par des professionnels. Optez pour votre CPF !

Vous avez déjà créé votre organisme de formation, vous avez besoin de l’œil d’un professionnel de la qualité, pensez à utiliser votre budget formation.

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